Cosa non inserire mai in ChatGPT (la checklist)

Non inserire mai in ChatGPT dati che identificano persone (nome, codice fiscale, IBAN, indirizzo, dati sanitari), credenziali e password, informazioni coperte da segreto professionale, segreti aziendali e contratti riservati. Se un documento ti serve davvero, non ometterlo: mascheralo prima, sostituendo i dati identificativi con segnaposto.

Questa è la lista, in negativo, del metodo spiegato nella pillar anonimizzare i dati prima di usarli con l’AI: sapere cosa non inserire mai in ChatGPT è il primo filtro prima ancora di aprire una chat.

La regola in una frase

Tutto ciò che permette di risalire a una persona o a un’informazione riservata non deve entrare in chiaro in ChatGPT — e lo stesso vale per qualunque altro assistente, da Claude a Gemini. Non perché l’AI sia “cattiva”, ma perché una volta inviato il dato è già uscito dal tuo dispositivo: viaggia verso i server del fornitore, può essere conservato e, in alcune configurazioni, usato per migliorare i modelli. La difesa non è a valle, è a monte.

Checklist: le 8 categorie da non incollare mai

Usa questo elenco come controllo rapido prima di incollare qualsiasi testo. Sono le 8 categorie di dati da non dare a ChatGPT:

1. Dati personali identificativi — nome e cognome, indirizzo, email, telefono, data di nascita. Da soli o combinati identificano una persona.
2. Dati particolari — salute, orientamento sessuale, opinioni politiche, convinzioni religiose, dati genetici e biometrici. Il GDPR li protegge in modo rafforzato.
3. Credenziali e password — login, chiavi API, token, PIN. Non servono mai a un assistente AI per un compito legittimo e sono le informazioni più pericolose da esporre.
4. Dati bancari e finanziari — IBAN, numeri di carta, coordinate di pagamento, estratti conto.
5. Informazioni coperte da segreto professionale — atti, pareri, cartelle cliniche, corrispondenza con l’assistito. Per molte professioni è un obbligo di legge, non una scelta.
6. Segreti aziendali e know-how — codice sorgente proprietario, strategie, listini riservati, dati di fatturato non pubblici.
7. Contratti e documenti riservati di terzi — accordi soggetti a NDA, offerte, documenti di controparti.
8. Dati di clienti, pazienti o assistiti — l’intera pratica di una persona che si è affidata a te.

Le prime due categorie sono PII (informazioni personali) e dati particolari: il GDPR le definisce e le tutela ( GDPR art. 9 ). Per le categorie 5–8 il rischio non è solo privacy: è contrattuale e deontologico.

Perché è rischioso (in breve)

Tre motivi concreti, senza allarmismi.

• Dove finiscono i dati. Ciò che scrivi in un assistente AI viene trasmesso ed elaborato su server esterni — vale per ChatGPT come per Claude o Gemini. Non hai controllo su quella copia. Vuoi capire nel dettaglio cosa succede? Lo spieghiamo nella guida su cosa fa ChatGPT dei tuoi dati.
• Addestramento. In alcune versioni e impostazioni, i tuoi input possono essere usati per migliorare i modelli. Disattivare questa opzione riduce un rischio, ma non impedisce che il dato venga comunque inviato.
• Riservatezza e responsabilità. Se il dato è di un cliente o di un paziente, il problema non è solo tuo: la minimizzazione dei dati è un principio del GDPR ( GDPR art. 5(1)(c) ) e la conformità resta responsabilità del titolare del trattamento.

Non serve rinunciare all’AI per prudenza. L’uso è ormai diffuso anche negli studi e nelle aziende — spesso senza regole chiare, il cosiddetto Shadow AI. La risposta giusta non è vietare, è governare cosa esce.

”Ma mi serve proprio quel documento”: la soluzione

Ecco il punto che cambia tutto. Molte guide si fermano al divieto. Ma nella realtà quel documento ti serve davvero — devi far riassumere un contratto, tradurre una lettera, riordinare una tabella. La soluzione non è ometterlo: è mascherarlo prima.

Sostituisci ogni dato identificativo con un segnaposto coerente ([NOME_1], [CF_1], [IBAN_1]) e invii all’AI solo la versione mascherata. Il testo resta comprensibile, l’assistente — che sia ChatGPT, Claude o Gemini — lavora sul contenuto, ma non vede più le persone reali:

Prepara una risposta al reclamo di Laura Bianchi
(CF BNCLRA85M41F205X), cliente dal 2019, che contesta
l'addebito sul conto IT60X0542811101000000123456,
residente in Via Dante 8, Torino.

Prepara una risposta al reclamo di [NOME_1]
(CF [CF_1]), cliente dal 2019, che contesta
l'addebito sul conto [IBAN_1],
residente in [INDIRIZZO_1].

La versione mascherata riduce l’esposizione: non è “anonima al 100%” — nessuno strumento può prometterlo — ma toglie dal testo ciò che identifica direttamente la persona, prima che raggiunga ChatGPT. È la differenza tra rinunciare all’AI e usarla con giudizio.

Attenzione a un errore frequente: il riquadro nero su un PDF non basta. Spesso il testo resta selezionabile sotto e i metadati restano nel file. Va rimosso il contenuto, non solo coperto — ne parliamo nel metodo passo-passo per anonimizzare un documento prima di ChatGPT.

In pratica con PrivActa

Mascherare a mano ogni frase è possibile, ma su decine di documenti è lento e un CF dimenticato in una nota basta a re-identificare una persona. PrivActa è uno strumento di supporto all’anonimizzazione: riconosce automaticamente nomi, codici fiscali, IBAN, P. IVA e indirizzi italiani e li sostituisce con segnaposto coerenti (lo stesso valore diventa sempre lo stesso segnaposto), sul dispositivo, in locale — il file originale non esce mai dal tuo computer. Lavora prima di qualunque motore AI: che tu usi ChatGPT, Claude o Gemini, il testo viene mascherato sul tuo dispositivo prima dell’invio.

Non sostituisce il tuo giudizio, ma trasforma la checklist qui sopra in un passaggio di pochi secondi. Se lavori con dati di terzi ogni giorno, scopri come funziona PrivActa; se gestisci un team, vedi come si applica nelle aziende.

Domande frequenti

Posso inserire il nome di un cliente in ChatGPT? Meglio di no: è un dato personale. Se ti serve il contesto, sostituisci il nome con un segnaposto come [NOME_1] e lavora sulla versione mascherata.

È pericoloso incollare una password in ChatGPT? Sì. Credenziali e password non vanno mai inserite: potrebbero essere trattate e conservate. Se l’hai già fatto, cambia subito quella password.

Cosa rischio se inserisco dati riservati in ChatGPT? A seconda del dato: violazione della privacy di terzi, del segreto professionale o di obblighi contrattuali, con possibili conseguenze legali e reputazionali.

Come faccio se il documento che mi serve contiene dati vietati? Non rinunciare all’AI né incollarlo così com’è: maschera prima i dati identificativi. Strumenti come PrivActa lo fanno sul dispositivo, prima dell’invio.

Vuoi trasformare questa checklist in un controllo automatico? Prova PrivActa sui tuoi documenti: riconosce e maschera nomi, codici fiscali e IBAN prima che il testo raggiunga l’AI, e l’elaborazione resta sul tuo dispositivo.