PrivActa: domande frequenti su come protegge i tuoi dati

PrivActa è uno strumento di supporto all’anonimizzazione: individua i dati personali nei documenti e li sostituisce con segnaposto coerenti, in locale, prima che il testo raggiunga ChatGPT, Claude, Gemini o qualunque altro assistente AI. Questa pagina raccoglie le domande più frequenti — comprese quelle scomode: cosa PrivActa non fa, e perché parliamo di supporto e mai di garanzia.

Cos’è PrivActa

PrivActa è un’applicazione desktop per macOS e Windows, affiancata da un’estensione browser, pensata per chi lavora con dati di terzi e vuole usare l’AI generativa senza farli uscire in chiaro. Il flusso è semplice: apri un documento, PrivActa individua i dati identificativi, li sostituisce con segnaposto coerenti (lo stesso nome riceve sempre lo stesso segnaposto), tu rivedi il risultato e lo usi con l’assistente AI che preferisci.

Non è un antivirus, non è un DLP aziendale e non è un servizio cloud a cui affidi i file: è lo strato di minimizzazione dei dati che sta tra i tuoi documenti e l’AI. Il quadro completo del problema che risolve è nella pillar usare l’AI con dati sensibili.

In pratica, il flusso quotidiano è questo:

1. apri il documento (o incolli il testo nell’estensione browser);
2. PrivActa individua i dati personali e propone il mascheramento;
3. rivedi il risultato, correggi se serve, esporti il testo mascherato;
4. lo usi con ChatGPT, Claude, Gemini o l’assistente che preferisci.

Come anonimizza in locale

La caratteristica che definisce PrivActa è dove avviene l’elaborazione:

• Riconoscimento sul dispositivo: il modello di riconoscimento (NER) gira sul tuo computer. Il documento non viene caricato su un server per essere analizzato.
• OCR di sistema: per le scansioni e i PDF immagine, PrivActa usa l’OCR nativo di macOS e Windows — anche l’estrazione del testo resta in locale.
• 49 categorie di dati italiani: nomi, codici fiscali, partite IVA, IBAN, indirizzi, targhe, email, telefoni e altre categorie pensate per i documenti italiani, non adattate da formati esteri.
• Segnaposto coerenti: “Maria Rossi” diventa lo stesso segnaposto in tutto il documento — e, nei progetti multi-documento, in tutti i file del fascicolo. L’AI può ragionare sul caso senza sapere chi è la persona.
• Dizionario personale: puoi aggiungere termini ricorrenti del tuo studio (denominazioni, sigle interne) che il motore deve sempre mascherare.
• Registro attività locale: le operazioni svolte restano tracciate sul dispositivo, utile per documentare internamente cosa è stato elaborato.

Il perché questa architettura conti è approfondito nella guida su mascherare i dati in locale; i dettagli tecnici sono nella pagina sicurezza.

Cosa copre e cosa non copre

Preferiamo dirlo noi, chiaramente, piuttosto che lasciarlo scoprire dopo l’acquisto.

Cosa copre:

• documenti di testo, PDF (anche scansionati, via OCR) e tabelle;
• il testo incollato nelle chat AI, tramite l’estensione browser standalone con motore integrato;
• progetti con più documenti sulla stessa pratica, con pseudonimi coerenti tra i file;
• la revisione manuale prima dell’export: vedi ogni dato individuato e puoi correggere.

Cosa non copre (oggi):

• L’output è testo mascherato, non un PDF ricomposto. Non ottieni un PDF identico all’originale con i dati oscurati: ottieni il testo, pronto per l’AI. Per l’uso con gli assistenti è ciò che serve; per pubblicare un atto oscurato no.
• Niente elaborazione batch multi-file, per ora. I documenti si elaborano uno alla volta (dentro un progetto condividono gli pseudonimi, ma il passaggio è per documento).
• La verifica finale spetta a te. Nessun riconoscimento automatico è infallibile: un soprannome, un riferimento indiretto, un dato in un formato inconsueto possono sfuggire. La revisione manuale esiste esattamente per questo, e usarla fa parte dell’uso corretto dello strumento.

È per questo che PrivActa si presenta come strumento di supporto all’anonimizzazione e non come una garanzia: riduce drasticamente il lavoro e il margine d’errore del mascheramento manuale, ma il controllo resta umano.

Per chi è

PrivActa nasce per i professionisti italiani che trattano dati di terzi ogni giorno:

• avvocati: atti, fascicoli, corrispondenza coperta da segreto professionale;
• commercialisti: bilanci, dichiarazioni, dati fiscali dei clienti;
• notai: atti e documenti con dati di più parti;
• consulenti del lavoro e HR: buste paga, contratti, valutazioni, dati di dipendenti e candidati;
• studi e team: il piano Studio copre 3 utenti su 6 dispositivi, con la scelta tra desktop ed estensione per ciascuno (il confronto tra i due punti di intervento è nella guida browser vs desktop).

Prezzi e prova

Due piani, prezzi IVA esclusa:

Piano	Prezzo	Cosa include
Solo	€29/mese	1 utente — app desktop + estensione browser
Studio	€69/mese	3 utenti, 6 dispositivi — per piccoli studi e team

La prova gratuita dura 3 giorni e non chiede la carta: scarichi, provi sui tuoi documenti reali (che restano sul tuo computer) e decidi. I dettagli aggiornati sono sulla pagina prezzi; il flusso completo è illustrato in come funziona.

Un consiglio pratico per la prova: usa un documento vero del tuo lavoro, non un esempio di fantasia. È l’unico modo per valutare due cose che contano davvero — quanto il riconoscimento copre i tuoi formati e quanto è rapido il passaggio di revisione. Se al terzo documento la revisione richiede solo qualche secondo di controllo, lo strumento sta facendo il suo lavoro; se ti trovi a correggere molto, è un’informazione altrettanto utile, ed è meglio scoprirla in prova che dopo l’acquisto.

Domande frequenti

Cos’è PrivActa e come funziona? È uno strumento di supporto all’anonimizzazione: individua i dati personali nei documenti e li sostituisce con segnaposto coerenti, sul tuo computer, prima che il testo raggiunga un assistente AI.

PrivActa invia i miei documenti a un server? No: il riconoscimento gira sul dispositivo e l’OCR è quello di sistema di macOS e Windows. Il documento originale non lascia il tuo computer durante l’elaborazione.

PrivActa garantisce l’anonimizzazione al 100%? No, e nessuno strumento automatico può farlo onestamente. PrivActa maschera automaticamente e ti mostra il risultato in revisione manuale; la verifica finale spetta a te.

Quanto costa PrivActa? Solo €29/mese, Studio €69/mese per 3 utenti su 6 dispositivi (IVA esclusa), con prova di 3 giorni senza carta.

PrivActa produce un PDF anonimizzato? No: l’output è testo mascherato pronto per l’AI, non un PDF ricomposto. Per lavorare con un assistente AI è il formato giusto e verificabile.

Per chi è pensato PrivActa? Per professionisti e studi italiani che trattano dati di terzi: avvocati, commercialisti, notai, consulenti del lavoro e HR.